Hur får du en komplex organisation att dra åt samma håll och helhjärtat kraftsamla kring de strategiskt viktigaste frågorna? Genom att frigöra den självorganiserande kraften i verksamheten – på ett kontrollerat sätt. Det är kärnbudskapet från vår erfarne grundare, Lasse Ramquist.
Lasse vet vad han talar om – i över 40 år har han hjälpt företag att tackla sina största strategiska utmaningar. Ofta innebär det att den rådande ledningsmodellen behöver ses över och uppdateras. Nu har han samlat sina fyra decennier av erfarenhet i den nyligen släppta boken Kraftsamla: Involvera alla för framgång i en oförutsägbar värld.
Så hur lyckas man då som ledare med sin kraftsamling? Lasse identifierar ett antal kärnområden som är avgörande för att etablera nya vanor, mobilisera hela organisationen, väcka den slumrande förmågan hos medarbetarna och skapa vitalitet och dynamisk samverkan längs hela värdekedjan.
Du lyfter fram att självorganisation och kraftsamling är två nycklar för att hantera dagens eskalerande komplexitet – varför?
– Det är ju uppenbart för de flesta idag att vår omvärld präglas av både en ständigt ökande komplexitet och en accelererande förändringstakt, säger Lasse.
– Det här skapar en enorm oförutsägbarhet. Det går helt enkelt inte längre att detaljstyra organisationer uppifrån på det sätt som en gång i tiden fungerade. För att vara framgångsrik idag måste man kunna mobilisera den kollektiva intelligensen. Men frågan är: hur gör man det? Det är just det jag har försökt besvara i boken.
Lita på den lokala expertisen
En central princip enligt Lasse är att låta den så kallade lokala expertisen ta större plats – det vill säga de medarbetare som befinner sig närmast de faktiska utmaningarna. Det är där beslutsmandatet behöver ligga, inte nödvändigtvis i toppen av organisationen.
– Det handlar inte om att släppa taget – tvärtom. Det kräver ett mycket medvetet arbete för att skapa en struktur där alla vet vart vi är på väg och varför – man behöver skapa arenor för samsyn, reflektion och gemensamt ansvarstagande.
Undvik silokultur med gemensamt språk
En annan nyckel är att bryta upp det som Lasse kallar för ”silokulturer” – där olika delar av organisationen har skilda perspektiv, språk och mål.
– En R&D-avdelning ser verkligheten från ett håll, medan kundtjänst eller produktionen har helt andra utkikspunkter. Om man inte jobbar aktivt med att föra samman dessa perspektiv, så känns det ofta som att man har motarbetare i stället för medarbetare.
Det är här det ofta skaver i stora organisationer: alltför många upplever att de får saker att fungera trots att kollegor är sena eller orsakar andra störningar. Lasse menar att lösningen ligger i ömsesidig förståelse, för att bättre kunna hantera verklighetens komplexitet.
Det här handlar också om ödmjukhet inför sitt eget perspektiv och den begränsade utkikspunkt man har som ledare. Lasse illustrerar detta med bilden av två personer som tittar in i en svart låda genom varsitt kikhål.
– Den ene ser en cirkel, den andre en rektangel. De har båda rätt – ur sitt perspektiv. Men det är först när de byter plats och ser på verkligheten utifrån den andres perspektiv som de inser att det som finns i lådan är en cylinder. Den ödmjukheten – viljan att förstå och samverka – är helt central i en självorganiserad kultur.
Bygg rondeller – inte stoppljus
Lasse återkommer till metaforen om rondellen. Den illustrerar hur samverkan kan fungera effektivt utan central styrning. I en rondell känner alla till reglerna, är uppmärksamma på varandra och fattar beslut i realtid – trafiken flyter utan behov av trafikljus eller övervakning.
Översatt till organisationsutveckling handlar det om att skapa strukturer som möjliggör självorganisation. När spelregler, transparens och tillit är på plats kan initiativ och beslut tas nära verksamheten – där kunskapen finns. Det leder till en mer lyhörd, snabbfotad och kraftsamlad organisation.
Att ”bygga rondeller” blir alltså en metafor för att designa infrastrukturer där samarbete, lärande och utveckling sker naturligt. Istället för att kontrollera varje detalj handlar det om att skapa förutsättningar för att det mesta ska fungera av sig självt, även i komplexa situationer.
Du hävdar att självorganisation är ett framgångsrecept – det låter lite paradoxalt?
– Det kan det göra, erkänner Lasse.
– Och det är nog för att självorganisation har fått lite dåligt rykte. När jag började arbeta på 80-talet experimenterade man med självstyrande grupper. Men mycket av det misslyckades eftersom man glömde att tillföra nödvändiga arbetsstrukturer för samverkan och full klarhet om vart vi är på väg och varför.
Det Lasse beskriver är inte anarki, utan ett självorganiserande system med tydliga principer: riktning, energi, samverkan, resultat och lärande. Det är dessa fem nycklar, inspirerade av naturens egna processer, som han menar måste vara på plats.
– Allt som lever – från din kropp till en fågelflock – organiserar sig själv. Det är inte slumpartat, det finns alltid ett antal systembärande fundament som måste finnas på plats. Och vi måste förstå hur vi som organisation kan skapa liknande förutsättningar, där människor agerar med eget ansvar, men i en gemensam riktning.
5 grundprinciper för att skapa självorganiserande system:
- Energi – Att alla känner att något står på spel.
- Riktning – En gemensam förståelse för vart vi är på väg.
- Samspel – Förmågan att samarbeta och byta perspektiv.
- Resultat – Att vi ser att något händer.
- Lärande – En återkopplingsmekanism som gör att vi utvecklas.
Offentligheten som kontrollfunktion
Den strategiska dialogen är nyckeln. När ledning och medarbetare samtalar och formar en gemensam förståelse, läggs fundamentet för att alla ska kunna dra åt samma håll. Ledningens budskap bör inte bara klargöra var organisationen är på väg, utan också berätta VARFÖR. Om man skapar utrymme för en verklig tvåvägsdialog – med gott om plats för frågor och svar i en trygg miljö där det är tillåtet att ställa besvärliga frågor och lyfta avvikande åsikter – upplever många att de äntligen har en chef som kan förklara sig “så man begriper”. Det brukar frigöra ny energi och väcka en vilja att bidra. Den offentliga dialogen blir på så vis en kontrollfunktion som säkerställer att ledning och medarbetare verkligen förstår varandra.
Offentlighetsprincipen tillför också en annan typ av kontroll – inte inom den traditionella, hierarkiska modellen, utan i form av de kontrollmekanismer som självorganisering kräver. Lasse sammanfattar det som att ”offentlighet stärker ansvarstagande”.
– Det innebär att man som team ställer sig upp inför kollegorna en gång i halvåret och berättar vad man åstadkommit, vad man lärt sig och vart man är på väg. Det är en form av kollegial avrapportering som gör att alla gärna vill visa sina fina resultat från halvåret som gått. Ingen vill ställa sig upp inför kollegorna utan att ha bidragit med något av väsentlig betydelse för verksamheten. Det här har visat sig kunna ersätta ansenliga delar av traditionella och ofta tidsödande KPI-uppföljningar som regelbundet ska skickas uppåt i organisationen.
Köp Lasse Ramquists bok Kraftsamla : involvera alla för framgång i en oförutsägbar värld.
Frågor och funderingar om självorganisation och kraftsamling? Kontakta gärna oss på IntegPartner!
